EOS

Accès à EOS

A quelles fonctions d’EOS puis je accéder avec les profils OF1, OF2, ... ?

OF1 : référent EOS : Référent EOS de l’établissement
OF2 : à ne plus utiliser (réponses faites sous ATEXO)
OF3 : Gestionnaire : Gestion des actions de formation ; saisie des stagiaires, des réalisations, demandes de paiements, ...
OF4 : Responsable administratif et financier : valide les demandes de paiement.
OF5 : Consultation

Les droits qui m’ont été retournés ne me permettent d’accéder à aucun menu !!!

Prendre contact avec le référent EOS de votre établissement qui doit vous attribuer un profil.

J’ai égaré mon mot de passe !!!

Demander au référent EOS de votre établissement de vous régénérer votre mot de passe.

Les utilisateurs des antennes n’accèdent à aucun des dossiers

Les dossiers des marchés ont fait l’objet d’une reprise des données par le CRA au niveau de l’établissement ; les utilisateurs chargés de la gestion de l’antenne doivent donc être rattachés à l’ établissement et non à l’antenne.

Administration des données de l’établissement

Changement de RIB

- Les RIBs sont à créer à partir du menu "Administration/Structure externe/Liste des RIB".
- Pour tout changement de RIB, signaler au CRA les dossiers devant être gérés sur le nouveau RIB

Saisie des réalisations

Après avoir saisi les heures de janvier, je n’arrive pas à saisir les heures de février. Dois-je clôturer le mois de janvier en cliquant sur "clôturer" ?

- Les saisies mensuelles doivent en effet êtres clôturées et validées (menu « Validation saisie ») avant de pouvoir effectuer toute saisie ultérieure.

Je ne peux pas saisir les heures pour un stagiaire. Celui-ci n’apparaît pas dans la liste.

- Le stagiaire est disponible pour la saisie des réalisations pendant sa période de formation formalisée dans EOS par une date d’entrée et de sortie.
- Vérifier en cas de problème similaire que la date d’entrée ou de sortie renseignée n’exclue pas la période sur laquelle effectuer la saisie.

La formation démarre plus tard que prévu ; Il n’est pas possible de commencer directement la saisie sur le mois de démarrage effectif.

- Les stagiaires ne sont visibles qu’à partir de leur date d’entrée en formation.
- Il est nécessaire d’ajuster la date de début de l’action de formation (ou 1ère session) avec celle du 1er stagiaire entré en formation. Pour ce faire, effectuer une demande de modification de date.

Est il possible de modifier les saisies clôturées ou validées ?

- Les saisies sont modifiables sur le mois en cours tant qu’aucune demande de paiement n’a été émise. Il faut pour cela « dé valider » la prestation à partir du menu « validation des saisies », puis modifier les heures qui doivent l’être.
- Si la demande de paiement a été émise, elle peut être supprimée si elle est à l’état « A valider ».
- Si la demande de paiement est à l’état « validée OF », elle peut être rejetée sur demande.
- Si la demande de paiement est traitée "validée CRA, Liquidée, ...", il n’est plus possible de modifier la saisie mensuelle. La régularisation est alors à faire au CRE.

Est il possible de faire une régularisation des saisies effectuées ?

- Les régularisations effectuées en cours d’action ne sont pas tracées dans les demandes de paiements.
- Toute régularisation est a réaliser à la fin de l’action dans l’onglet "CRE"par prestation, pour chaque stagiaire.

Il apparaît deux types de prestations « en centre » et « en entreprise ». Cela veut-il dire que je dois distinguer lors de ma saisie les heures réalisées en centre et les heures réalisées en entreprise ?

En effet, la répartition a été effectuée en fonction des heures en centre et en entreprise indiquées dans votre réponse. Vous devez donc saisir les réalisations des stagiaires sur chacune des prestations.

Comment accéder rapidement à la saisie des heures du mois suivant ?

Depuis le menu « validation saisies », sélectionner le dossier, accédez en consultation à partir de la dernière prestation validée, puis cliquez sur l’onglet « prestation » et mois suivant.

Nous n’avons pas réalisé d’heures dans ce mois. Malheureusement EOS n’a pas accepté la clôture et indiquait : "la clôture n’est pas possible, car aucune saisie n’a été effectué pour cette période"

- Il faut rentrer en modification sur la prestation, enregistrer, puis la clôturer et la valider. EOS aura ainsi confirmation qu’il n’y a pas d’heures sur ce moi pour cette prestation.
- S’il n’y a aucun stagiaire en formation à cette période, l’astuce consiste à ne pas saisir la date de sortie d’un stagiaire et de mettre à zéro ses heures.

Comment peut-on déclôturer les saisies d’heures mensuelles ?

Il suffit de revenir sur la prestation, de modifier et de saisir les heures. A l’enregistrement, la prestation passe à l’état "En cours de saisie".

Saisie des stagiaires

Je ne retrouve pas la liste des stagiaires que j’ai créée !!!

Lorsque vous utilisez la fonction "enregistrer et nouveau", il faut enregistrer le dernier stagiaire, quitter la page et "enregistrer la liste" des stagiaires entrés en formation.

Je ne peux pas supprimer un stagiaire !

- Les stagiaires ne sont supprimables que tant qu’ils n’ont aucune réalisation saisie. Vous disposez alors d’une croix rouge à coté des stagiaires dans cette situation, dans l’écran présentant la liste des stagiaires. Une saisie, même à zéro équivaut à une réalisation et le stagiaire n’est alors pas supprimable.

- Vous pouvez néanmoins utiliser ces stagiaires pour d’autres qui entreraient par la suite ; ou si ce n’est pas possible entrer une date de sortie égale à la date d’entrée + 1 jour.

La saisie des adresses des stagiaires et du code postal n’est pas possible !!!

- Pour saisir les adresses, ne préciser dans un premier temps que le code postal et faire "OK" ;
- Choisir ensuite dans la liste, la rue ou la commune, puis cliquez sur "Sélectionner" ;
- Enregistrer enfin la saisie effectuée.

Demandes de modification

Je souhaite modifier des données prévues au cahier des charges concernant mon action de formation ; comment dois-je procéder ?

- La demande de modification est une procédure prévue à réaliser depuis EOS ; pour plus d’information concernant son fonctionnement, merci de consulter la dernière mise à jour du manuel d’utilisation qui peut être téléchargé sur le site "Achats publiques de formation".

- Un courrier doit également être adressé à la Région, à l’attention de votre gestionnaire pour formaliser votre demande.

Ma demande de modification est elle prise en compte ?

Pour le savoir, il suffit de consulter dans le menu « Demandes de modif. » l’état du dossier concerné. Si celui-ci est :

- « en cours de saisie », la demande n’est pas transmise au CRA

- « validé OF », la demande est transmise au CRA

- « en cours d’instruction », la demande est prise en compte par votre gestionnaire

- « en cours de réalisation » votre demande est acceptée et le dossier modifié est disponible pour la gestion

- NB : Ces différentes étapes sont tracées dans l’onglet « Evènements ».

CRE

Comment faire une régularisation des saisies par stagiaire ?

Au niveau de l’onglet CRE (visible après avoir utilisé le bouton "Fin de saisies"), il est possible de faire une régularisation pour chaque stagiaire, sur chacune des prestations. Les heures peuvent êtres rentrées en positif (ex : 30) ou en négatif (ex : -30) selon qu’il faut les ajouter ou les retrancher.

Edition du CRE - bug

Lors de l’édition du CRE un message d’erreur peut se produire empêchant l’ouverture du document. Le message est consultable dans la pièce ci-jointe PB_CRE.pdf .

Origine du problème : une question de format non compatible dans le champ N° de l’adresse du stagiaire.

Solution provisoire : Saisir un "nombre" dans le champ N° puis relancer l’édition.